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株式会社バニラ（以下「当社」といいます。）およびバニラグループ各ホテル（以下、併せて「バニラグループ」といいます。）は、お客様の個人情報の重要性を認識し大切に扱うとともに、よりよい商品・サービスを提供させていただくため、以下の取り組みを推進し、責任を持ってお客様の個人情報を保護いたします。 １.法令等の遵守 バニラグループは、個人情報保護法その他関係する法令等を遵守いたします。 ２.社内体制 バニラグループは個人情報の取扱いおよびシステムに関して、社内規程及び業務毎に必要なルールを策定するとともに、管理者を置く等組織を整備し、個人情報保護を遵守する体制を構築いたします。 ３.個人情報の収集 バニラグループがお客様から個人情報を収集する場合には、利用目的を明示しご承諾をいただいたうえで、その目的達成に必要な範囲で収集させていただきます。 ４.個人情報の利用 バニラグループがお客様の個人情報を利用するにあたっては、利用目的の範囲内でのみ利用することとし、その目的の範囲を超えた利用はいたしません。 ５.個人情報の共同利用 バニラグループは、より付加価値の高いサービスを提供するため、個人情報を下記の通り共同で利用します。なお、別途個人情報の取扱いについて定めている場合は、それに従います。 （1）共同して利用される個人データの項目 氏名（ふりがな含）、電子メールアドレス、住所、電話番号・ファックス番号、勤務先、勤務先住所、勤務先電話番号・ファックス番号、パスワード、クレジットカード情報 （2）共同して利用する者の範囲 当社、およびバニラグループ各ホテル（バニラグループホテルの運営に関し、当社とフランチャイズ契約やマネジメント契約、業務提携契約等を締結している提携企業。） バニラグループホームページ http://vanilla-resort.jp/index.html （3）利用する者の利用目的 ・宿泊、宴会、レストランサービス等の提供 ・宿泊予約サービスの提供 ・インターネット予約サービスの提供 ・バニラメンバーズの運営および特典の利用状況把握 ・バニラグループの最新情報・プロモーション情報・商品/サービス情報等のダイレクトメールでの送付・Eメールでの配信 ・マーケティング分析を含む市場調査、商品開発 ・お客様へお知らせする情報内容の選定における判断材料 （4）個人情報の管理について責任を有する者 当社 ６.正確性の確保 バニラグループは、お客様の個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう、適切な措置を講じます。 ７.安全管理措置 バニラグループは、お客様の個人情報を厳重に管理し、不正アクセス･紛失･破壊･改ざん･漏洩等に対する予防措置および安全対策を講じます。 ８.社内教育 バニラグループは、従業員に対する個人情報保護についての教育訓練を行い、その内容を社内に周知徹底させます。 ９.委託先の監督 バニラグループがお客様の個人情報を利用するにあたっては、正当な利用の範囲内で個人情報を第三者に委託することがございます。委託先へは個人情報を厳重に管理することを義務付け、監督いたします。 10.第三者提供の制限 バニラグループは、法令による場合等を除き、お客様の個人情報をお客様のご承諾なく第三者に提供・開示いたしません。 11.個人情報の開示･訂正等 バニラグループがお預かりするお客様の個人情報に関して、お客様が個人情報の確認・訂正等をご希望される場合には、合理的かつ必要な範囲内において速やかに対応させていただきます。 12.社内体制の継続的見直し バニラグループは、個人情報の取り扱いに関する規程およびそれを実行するための組織体制について、有効かつ適正な運用が持続的になされるよう継続的な見直しと改善を図ってまいります。 ■ 当社が保有する保有個人データとその利用目的 当社の保有個人データの利用目的 （１）商品の販売及び一般・会員制サービスの提供その他それらに付随する諸対応。 （２）バニラグループ各ホテル及び東急グループ各社の商品、サービス、優待、イベント等に関する情報の送付、ご案内。 （３）各種お問い合わせ、資料請求等に関する対応等。 （４）商品、サービスの改善のための、お客様のご意見、ご要望等の収集。 （５）顧客動向分析、市場調査その他、経営上必要な分析を行うための基礎データの作成および特定個人を識別できない統計的なデータの作成。 （６）バニラグループの義務の履行及び権利の行使、これに付随するホテル運営上の諸対応。 保有する個人データ （１）宿泊予約、利用実績データ一式 （２）レストラン予約、利用実績データ一式 （３）レストラン・バー予約台帳 レストラン・バー利用実績データ一式 （４）「バニラメンバーズ」データ一式 （５）一般顧客データ一式 （６）メールマガジン配信登録者リスト （７）ホテルイベント・企画アンケート、参加者リスト ■ お客様のアクセスログ（履歴）について バニラグループのウェブサイトでは、お客さまの利便性やサービスの向上を図ることなどを目的として、アクセスされた方の情報をアクセスログ (履歴) という形で記録しています。記録される情報は、アクセスされた日時やページ、ドメイン名やIPアドレス、使用しているブラウザ（インターネット閲覧ソフト）の種類などですが、個人を特定できる情報は含みません。バニラグループは、これらの情報をウェブサイトの利用状況に関する統計分析のためのみに利用し、それ以外の目的で利用することはありません。 アクセスログの記録にあたっては、バニラグループが契約するサービスプロバイダが提供するクッキーとWebビーコンを使用しています。 クッキーとは、ウェブサイトを閲覧した際にウェブサイトを管理するサーバからユーザーの利用しているブラウザへ送られる小さな情報です。これにより、サーバは特定のコンピュータがウェブサイトのどのページに訪れたかなどを記録しますが、利用者個人の識別はできません。また、Webビーコンとは、クッキーと一緒に機能し、特定のページに何回アクセスが行われたかを知ることができる技術です。 尚、お客様は、ブラウザの設定を変更することにより、クッキーの受け取りを拒否することができます。また、クッキーの受け取りを拒否することにより、Webビーコンを拒否することができます。 ■ 開示等請求手続き １.開示等のご請求の対象となる保有個人データの特定について 開示等のご請求にあたっては、対象となる保有個人データを特定していただきますようお願いいたします。 尚、以下に該当する個人情報は、開示等の対象としておりませんのでご注意ください。 （１）保有個人データに該当しないもの ・当社が業務受託しているに過ぎず、そのデータについて当社に開示等の権限がないもの ・6ヶ月以内に確実に消去される予定のもの （２）法第25条の定めにより開示等の対象としないもの ・開示等することで、本人または第三者の権利利益を害するおそれのあるもの ・開示等することで、当社の適正な業務の遂行に著しい支障を及ぼすおそれのあるもの ・開示等することが他の法令に抵触するおそれのあるもの （３）その他法令等に定めるもの ２.開示等の対象範囲 開示等の対象範囲は、ご本人の住所、氏名、当社の利用目的のほか、保有個人データに含まれ、かつ当社が収集し､現に保有しているもののみといたします。 ３.開示等のご請求先 開示等をご請求される場合は、所定の申請様式に沿って、本人確認のために必要な書類および開示手数料を同封の上、下記宛に書留郵送によりご請求ください。 尚、直接ご来社いただいてのご請求はお受けいたしかねますので、ご了承ください。 〒103-0004 東京都中央区東日本橋2-16-4 NSビル９階 株式会社バニラ 運営部 運営課「個人情報お問い合わせ窓口」 TEL 03-5823-8400 受付時間；月〜金 9：30〜18：30 ４.開示等のご請求に際してご提出いただく書面等 （１）開示等の申請書類 開示等請求を行う場合には、当社より請求書を送付させていただき、所定の事項全てご記入のうえ、郵送してください。 （２）本人または法令により認められた代理人であることの確認方法 Ａ、本人が請求する場合 印鑑証明原本１通および、氏名・住所・生年月日の記載があり有効期限内の公的証明書の写し（運転免許書・パスポート・健康保険証） Ｂ、 法定代理人（未成年者の親権者、成年後見人）が請求する場合 印鑑証明原本１通および、氏名・住所・生年月日の記載があり有効期限内の公的証明書の写し（運転免許書・パスポート・健康保険証）代理権確認書類本人が未成年者の場合には「戸籍謄本」１通、本人が成年被後見人の場合には「成年後見登記事項証明書」１通 Ｃ、 委任による代理人が請求する場合 本人の印鑑証明原本１通および、氏名・住所・生年月日の記載があり有効期限内の公的証明書の写し（運転免許書・パスポート・健康保険証）、代理権確認書類 委任者本人が発行する委任状（実印の押印があるもの）委任者本人の氏名、住所、生年月日の記載のある公的証明書の写し（運転免許書・パスポート・健康保険証） （４）開示等を求める個人データを特定するために必要な事項 （５）手数料 500円（郵便小為替） ７.開示等のご請求に対する回答方法 申請書に記載していただいたご住所宛に、簡易書留により書面で回答いたします。尚、開示等手続きの開始からご回答までは、少なくとも2週間はお時間をいただきます。また、窓口の混雑その他、当社の業務上の事情がある場合は、それ以上にご対応が遅延する場合もありますので、あらかじめご了承ください。 ８.保有個人データの不開示について 次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨理由を付記してご通知いたします。 尚、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。 ・申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所､当社の登録住所が一致しない場合等、ご本人からの請求であることが確認できない場合 ・代理人による申請に際して､代理権が確認できない場合 ・ご提出いただいた申請書類に不備があった場合 ・開示をご請求いただいた個人情報が「保有個人データ」に該当しない場合 ・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 ・他の法令に違反することとなる場合 ９.開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的 開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書､本人確認書類等の個人情報は、開示等のご請求に関するご本人とのご連絡、またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示等のご請求への対応に必要な範囲のみで取り扱います。 ご提出いただいた本人確認書類は、開示等のご請求に対する回答が終了した後、遅滞なく適切な方法で破棄させていただきます。 2009年11月改定 〒103-0004 東京都中央区東日本橋2-16-4 NSビル９階 株式会社バニラ 運営部 運営課 「個人情報お問い合わせ窓口」 TEL 03-5823-8400 受付時間；月〜金 9：30〜18：30 |